Účinné od 11. října 2026.
1. Správce a kontakt
Správcem osobních údajů pro tento web a související služby pronájmu obytných vozů je Pepe Cycles s.r.o., IČO 14186080, se sídlem Žarošická 4260/16, Židenice, 628 00 Brno, Česká republika.
S dotazy k ochraně osobních údajů a žádostmi o uplatnění vašich práv se obracejte na obytnaky@pepebike.cz nebo písemně na adresu sídla.
2. Jaké údaje zpracováváme a proč
Dotazy a poptávky
Při komunikaci prostřednictvím formuláře, e-mailu nebo telefonu používáme kontaktní údaje a obsah zprávy, které nám poskytnete. Účelem je odpovědět na dotaz a vyřídit poptávku. U poptávky pronájmu je právním základem provedení opatření před uzavřením smlouvy na vaši žádost; u ostatních běžných dotazů náš oprávněný zájem na vyřízení komunikace.
Rezervace a pronájem
Rezervační formulář používá jméno, příjmení, e-mail, telefon, zprávu, vybraný vůz a termín rezervace. Údaje slouží k vyřízení rezervace a komunikaci o pronájmu. Při uzavření a plnění smlouvy používáme také identifikační, fakturační a další údaje, které nám pro tento účel poskytnete a které jsou nezbytné pro sjednání a uskutečnění pronájmu. Právním základem je příprava a plnění smlouvy.
Údaje označené jako povinné jsou potřebné k vyřízení požadavku; bez nich nemusí být možné rezervaci dokončit. Pro službu pronájmu obytných vozů nepoužíváme online platby. Podle provozního nastavení se rezervace nepředávají do dalšího rezervačního systému.
Účetnictví a zákonné povinnosti
Údaje obsažené v účetních a daňových dokladech zpracováváme ke splnění zákonných povinností. Účetnictví je vedeno v programu POHODA a účetní služby zajišťuje firma Intaxa. Samotné používání účetního programu neznamená předávání zákaznických údajů jeho výrobci.
Ochrana práv a zabezpečení
Nezbytné údaje a smluvní podklady můžeme použít k uplatnění a obhajobě právních nároků. Pro provoz a ochranu webu zpracováváme také technické údaje, zejména IP adresu a záznamy požadavků a bezpečnostních událostí. Právním základem je náš oprávněný zájem na ochraně práv, majetku a bezpečném provozu webu.
Cookies a volitelné externí služby
Nezbytné cookies slouží k fungování webu a služeb, které si vyžádáte. Volitelné statistické technologie a externí služby se řídí vaší volbou v cookie liště; právním základem zpracování osobních údajů při jejich dobrovolném použití je váš souhlas. K těmto službám patří externí písma Google Fonts. Při jejich načtení je poskytovateli předána IP adresa a technické údaje potřebné k obsloužení požadavku prohlížeče. Případné měření prostřednictvím Google Analytics podléhá souhlasu se statistikami.
Odmítnutí volitelných služeb nebrání vyřízení rezervace. Svou volbu můžete změnit nebo odvolat přes tlačítko „Nastavení cookies“. Podrobnosti o cookies a jejich platnosti naleznete v zásadách cookies.
Obchodní sdělení
Vyřízení rezervace ani přijetí těchto zásad samo o sobě neznamená souhlas s newsletterem. Potvrzení a provozní zprávy k rezervaci slouží k vyřízení vaší objednané služby. Případné zasílání nabídek je samostatným účelem a musí mít odpovídající právní základ; z obchodních sdělení se můžete kdykoli odhlásit nebo proti nim vznést námitku.
3. Jak dlouho údaje uchováváme
Osobní údaje uchováváme podle účelu, pro který je potřebujeme. Pro celou zákaznickou databázi nepoužíváme jednu společnou desetiletou lhůtu.
Poptávky a běžná komunikace
Pokud nedojde k uzavření smlouvy, stanovujeme dobu uchování nejvýše 12 měsíců od poslední komunikace. Po jejím uplynutí údaje odstraníme nebo anonymizujeme, pokud není jejich nezbytná část potřebná ke splnění zákonné povinnosti nebo k řešení konkrétního právního nároku.
Rezervace a pronájem
Údaje potřebné k rezervaci a plnění smlouvy zpracováváme po dobu vyřizování rezervace a trvání smluvního vztahu. Po jeho skončení uchováváme pouze údaje a dokumenty nezbytné pro splnění zákonných povinností nebo uplatnění a obhajobu právních nároků. U zrušené rezervace bez smlouvy, platby či jiného závazku použijeme lhůtu pro neuskutečněné poptávky. Zrušení rezervace s platbou, dluhem nebo sporem samo o sobě neznamená výmaz příslušných účetních či smluvních podkladů.
Smlouvy a ochrana právních nároků
Nezbytné smluvní podklady uchováváme po dobu, po kterou mohou být související nároky uplatněny. Přihlížíme k příslušným promlčecím lhůtám, jejich počátku, prodloužení nebo stavění. Obecná promlčecí lhůta činí tři roky od okamžiku, kdy mohlo být právo uplatněno poprvé; v jednotlivých případech může být doba odlišná. Při konkrétním sporu uchováváme potřebné podklady až do jeho pravomocného ukončení a vypořádání navazujících povinností. Tento důvod se vztahuje pouze na podklady potřebné pro daný nárok.
Účetní a daňové doklady
Účetní doklady a účetní knihy uchováváme standardně pět let od konce účetního období, kterého se týkají. Účetní závěrku a výroční zprávu, pokud ji sestavujeme, uchováváme deset let od konce příslušného účetního období. Daňové doklady, na které se vztahuje povinnost podle zákona o DPH, uchováváme deset let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo. Pokud se na záznam vztahuje více povinností, dodržíme delší použitelnou dobu. Záznamy potřebné pro probíhající řízení, nevypořádaný závazek nebo jiný zákonem upravený účel uchováváme i déle, pokud to příslušné pravidlo vyžaduje.
Technické údaje, cookies a zálohy
Technické záznamy uchováváme pouze po dobu potřebnou pro provoz a zabezpečení webu nebo pro vyšetření konkrétního incidentu. Doby platnosti jednotlivých cookies jsou uvedeny v zásadách cookies. Volitelné zpracování založené na souhlasu ukončíme při jeho odvolání; odvolání nebrání dalšímu uchování údajů, pro které existuje jiný právní důvod. Zálohy používáme k obnově a zabezpečení, nikoli k běžnému používání již odstraněných údajů; jejich výmaz se řídí cyklem nahrazování záloh. Pokud ze zálohy obnovíme provozní data, zohledníme dříve provedené výmazy.
4. Komu mohou být údaje zpřístupněny
V rozsahu potřebném pro uvedené účely mohou mít k údajům přístup poskytovatel hostingu WEDOS, poskytovatelé e-mailových a technických služeb, osoby zajišťující správu a zabezpečení webu a účetní poskytovatel Intaxa. Externím poskytovatelům, například společnosti Google při použití jejích volitelných služeb, mohou být zpřístupněny příslušné technické údaje.
Dodavatelé v postavení zpracovatelů zpracovávají údaje pro správce a podle jeho pokynů. Samostatní správci odpovídají za zpracování pro své vlastní účely. Údaje mohou být zpřístupněny příslušným orgánům, pokud tak stanoví zákon, případně poradcům a dalším osobám, pokud je to nezbytné k řešení konkrétního právního nároku. Bližší informace o příjemcích vám poskytneme na uvedeném kontaktním e-mailu.
5. Předávání mimo Evropský hospodářský prostor
Při použití externích služeb Google mohou být technické údaje zpracovány také mimo Evropský hospodářský prostor, zejména v USA společností Google LLC. Google ve svých informacích uvádí pro příslušná předání účast v rámci EU–US Data Privacy Framework a pro další případy použití standardních smluvních doložek. Informace o těchto mechanismech a způsobu získání kopií záruk jsou dostupné v informacích Google o právních rámcích pro přenosy dat a v zásadách ochrany soukromí Google. O související informace můžete požádat také nás na kontaktním e-mailu.
6. Vaše práva
Za podmínek GDPR máte právo na přístup k osobním údajům, jejich opravu, výmaz a omezení zpracování. V příslušných případech máte právo na přenositelnost údajů. Proti zpracování založenému na oprávněném zájmu můžete vznést námitku; proti přímému marketingu ji můžete vznést kdykoli.
Souhlas můžete kdykoli odvolat. Odvolání neovlivňuje zákonnost zpracování před jeho odvoláním. Právo na výmaz není absolutní: některé údaje musíme uchovat kvůli zákonné povinnosti nebo ochraně právních nároků.
Žádosti zasílejte na obytnaky@pepebike.cz. O jejich vyřízení vás informujeme zpravidla do jednoho měsíce od obdržení žádosti. Případné zákonné prodloužení lhůty a jeho důvody vám oznámíme v této době. Je-li to potřebné, přiměřeným způsobem ověříme vaši totožnost.
Máte právo podat stížnost Úřadu pro ochranu osobních údajů.
7. Aktualizace zásad
Tyto zásady upravujeme při změně používaných služeb, účelů nebo způsobu zpracování osobních údajů. Aktuální verze je dostupná na této stránce.
